In 3 stappen een actiegericht probleem definiëren

Gepost op:

25 maart 2020

We willen allemaal met plezier naar ons werk. Toch is het tegengestelde vaak waar. Veel mensen gaan zelfs met tegenzin naar hun werk. Die mensen, en misschien ben jij ook wel zo iemand, lopen duidelijk tegen een probleem aan. Maar wat is dat probleem nou eigenlijk? En hoe kan je het oplossen?

Als je Bill Burnett en Dave Evans, de bedenkers van de populaire Life Design methode moet geloven, dan is het van wezenlijk belang om een probleem goed te definiëren voordat je er echt mee aan de slag kunt. In dit artikel nemen we je mee in een aantal stappen om van een goed gedefinieerd probleem (waar je echt iets mee kan!) naar een oplossing toe te werken.

Volg de stappen en je zult zien dat je op weg bent naar meer voldoening in je werk. En het leuke is, soms ligt een oplossing dichterbij dan je misschien zou denken.

Stap 1: Wees je bewust van ‘The Box’

Zonder dat je het misschien in de gaten hebt, zet je om jouw probleem onbewust een box heen. Je bent het op z’n Engels aan het framen. Daarmee geef je dus alles wat in de box zit een betekenis en belangrijker nog, je definieert – bewust of onbewust- ook wat er niet in de zogeheten box zit. De kunst is om je hiervan bewust te zijn en te kijken naar verschillende manieren waarop je jouw box zou kunnen reframen.

Het voorbeeld waarmee we de stappen gaan doorlopen is dat van Maaike.  Maaike werkt voor een baas die dominant is en haar geen blijk van waardering geeft voor al het harde werk dat ze doet.  Dit is haar manier om haar problemen te framen.  Maar wat is er nou écht aan de hand?

Kijk aan de hand van Maaike’s voorbeeld hoe ook jij jouw probleem kunt reframen naar iets waar je daadwerkelijk mee aan de slag kunt ?.

Stap 2: Wat is er werkelijk aan de hand?

Het doel van het volgen van deze stappen is om een Minimum Actionable Problem te definiëren. Een Minimum Actionable Problem is een probleem waar je daadwerkelijk mee aan de slag kunt om het op te lossen. De manier waarop je het framed maakt het mogelijk om oplossingen te bedenken.

Vaak zien we dat problemen…

  1. Echt geen oplossing hebben omdat de situatie nou eenmaal zo is – dit zijn zogeheten gravity problems; problemen die er nou eenmaal zijn; net zoals dat je het bestaan van zwaartekracht ook niet kunt vermijden. Het is er nou eenmaal. Dit zijn vaak situationele problemen waar je niks aan kunt doen.
  2. Ook zien we vaak dat problemen gewoon slecht geformuleerd zijn waardoor je nooit tot een goede oplossing zult komen.

Wij gaan proberen de slecht geformuleerde problemen  net zoals die van Maaike om te vormen in een Minimum Actionable Problem door het probleem beter te reframen.  

Hoe dan? Dit begint met het inzoomen op het probleem: Wat is er nou eigenlijk aan de hand?

In het geval van Maaike omschrijft ze haar baas als ‘een vervelende en gevoelloze man die totaal geen aandacht geeft aan al mijn harde werk en me ook geen enkele blijk van waardering geeft’

Schrijf voor jezelf ook op wat jij nu ervaart als het probleem waar je tegenaan loopt.

Vervolgens haal je alle onnodige drama uit je probleemstelling.  Welke vermoedelijke oplossingen, persoonlijke vooroordelen of andere emotionele elementen zitten er in jouw probleemstelling?

Als we kijken naar de probleemstelling van Maaike dan schuilt er best wat frustratie in haar probleem. Dingen als:

  1. ‘Vervelende en gevoelloze man’ – is het daadwerkelijk zo’n gevoelloze man of geeft hij Maaike gewoon niet de feedback die ze graag zou willen? En helpt het Maaike om met oplossingen te komen als ze zo’n emotioneel beladen probleem stelling heeft? Zeker niet. Probeer zo objectief mogelijk te blijven: Maaike’s baas is niet goed in het geven van Feedback maar dat maakt hem natuurlijk niet direct een vervelende en gevoelloze man. Haal dit soort ruis dus ook uit jouw probleemstelling.
  2. ‘Geen enkele blijk van waardering’ – ook hier schuilt een probleem namelijk dat Maaike ervanuit gaat dat haar baas de enige is die haar waardering kan geven voor haar werk. Maar misschien kan ze haar waardering wel elders in de organisatie zoeken…

Dus wat is er nu werkelijk aan de hand?

In het voorbeeld  van Maaike:

  • Haar baas geeft haar nauwelijks feedback
  • Ze verwacht dat ze de waardering alleen van haar baas kan krijgen terwijl er misschien ook andere bronnen zijn waar ze feedback kan ophalen.

Ok, nu is het probleem duidelijker en hebben we alle emotionele lading eruit gehaald. Kunnen we er nu een Minimum Actionable Problem van maken?

Stap 3: Definieer je Minimum Actionable Problem

Om een probleem actiegericht te maken en dus een MAP te formuleren, kan je het beste de vraag ‘hoe zou ik…’ integreren. Deze formulering biedt namelijk de ruimte om in oplossingen te denken.

In het geval van Maaike zijn er meerdere Minimum Actionable Problems mogelijk:

  1. MAP 1: Mijn baas geeft nauwelijks feedback, hoe zou ik vanuit de rest van de organisatie mijn blijk van waardering kunnen krijgen?
  2. MAP 2: Op mijn werk is er geen beleid op het geven van positieve feedback, hoe zou ik mijn voldoening uit andere bronnen kunnen halen en misschien naast mijn werk die blijk van waardering zoeken?

Als we kijken naar MAP 1 dan ontstaat er meteen al een leuke oplossingsmogelijkheid. Maaike kan haar directe teamgenoten bijvoorbeeld vragen om een 360 graden feedback formulier in te vullen. Deze zou ze zelfs naar haar manager kunnen sturen om te vragen of hij deze ook voor haar wil invullen. Als hij dit niet doet dan heeft ze alsnog de feedback van haar teamgenoten waar ze haar waardering uit kan halen.

Bij MAP 2 ontstaan er kansen juist doordat Maaike inziet dat het bedrijf waar ze werkt geen waarderings-beleid heeft. Ze beschouwt dit als een situationeel probleem- iets waar ze niks aan kan doen- een gravity probleem dus. Zodra ze dit heeft geaccepteerd ontstaat er wel gelijk een kans om die waardering dan maar buiten werk te gaan zoeken in de vorm van coaching, vrijwilligerswerk etc.

Zie je wat er dus gebeurt als je het probleem op een manier formuleert dat je er daadwerkelijk iets mee kan? Dan ontstaan er kansen en is een oplossing wellicht dichterbij dan je misschien zou denken.

Ben jij aan de slag gegaan met de bovenstaande stappen? Dan zou ik graag willen horen of het jou gelukt is om een Minimum Actionable Problem te definiëren! Laat je reactie achter onder deze blog. Ik lees elke opmerking en reageer op elke vraag en ik hoor graag van je!

Deze afbeelding heeft een leeg alt-attribuut; de bestandsnaam is bc164883425eacd16668abd9b1f59d39.png
Marjolein
Oprichter,
The Jobfitters

Nieuwste posts

#4 Eric’s hobbelige pad naar succesvol film ondernemer op z’n 40ste

11 november 2021

#3 Heb jij een bullshitbaan?

4 november 2021

#2 Vincent doet het beide: hij is consultant en trouwambtenaar

22 oktober 2021

Wil je operatieassistent worden? Nitza deelt haar ervaring

12 oktober 2021